Een bestelling handmatig aanmaken
Leg een telefonische bestelling, een marktverkoop of een bankoverschrijving vast als bestelling in Payly en kies of die betaald is of in afwachting.
Soms vindt een verkoop buiten je winkel plaats: een telefonische bestelling, een klant bij je kraam op de markt of een factuur die per bankoverschrijving is betaald. Die bestellingen kun je handmatig in Payly invoeren, zodat je bestellingenlijst en klantenlijst ze ook bevatten.
Voordat je begint
- Je hebt minstens één product nodig dat geen concept is. De prijzen komen uit je producten, dus als je er nog geen hebt, vraagt Payly je eerst een product toe te voegen. Zie Een product toevoegen.
- Bepaal of je al betaald bent. Dat verandert wat Payly doet als je opslaat. Zie Kies Betaald of In afwachting hieronder.
De bestelling toevoegen
- Klik in het dashboard van je site op Bestellingen.
- Klik op Bestelling toevoegen.
- Vul de naam van de klant in bij Naam van de klant en het e-mailadres bij E-mail. Beide zijn optioneel, maar een bestelling zonder e-mailadres verschijnt bij geen enkele klant en kan de klant geen e-mail sturen.
- Klik onder Artikelen op Artikel toevoegen. Kies een product uit de lijst, waarin de prijs van elk product staat, en vul ernaast het aantal in. Herhaal dit voor elk product in de bestelling. Klik op het prullenbakpictogram om een regel te verwijderen.
- Vul Verzending, Btw en Korting in als die van toepassing zijn. Typ de bedragen die je echt hebt gerekend en laat 0.00 staan waar niets van toepassing is.
- Kies een Status: Betaald of In afwachting.
- Controleer het Totaal onderaan. Dat telt de artikelprijzen, de verzendkosten en de btw bij elkaar op en trekt daarna de korting af.
- Klik op Bestelling opslaan. Een melding zegt Bestelling toegevoegd. en de bestelling verschijnt in je lijst.
Kies Betaald of In afwachting
De status die je kiest bij het opslaan bepaalt wat Payly daarna doet.
- Betaald betekent dat je het geld al hebt. Payly legt een betaalde bestelling vast, maakt een account voor de klant aan, stuurt de klant een bestelbevestiging en een inloglink, stuurt jou een melding van een nieuwe bestelling en haalt de artikelen uit de voorraad als je voorraad bijhoudt.
- In afwachting betekent dat de bestelling alleen wordt genoteerd. Er wordt niets verstuurd en je voorraad verandert niet.
Belangrijk: Een bestelling die je als Betaald opslaat, stuurt echte e-mails naar het adres dat je invult. Controleer het adres voordat je op Bestelling opslaan klikt.
Je kunt de status later wijzigen. Vink de bestelling aan in de lijst, kies Markeren als Betaald bij Bulkacties en klik op Toepassen. Dit wijzigt alleen de status: er worden geen e-mails verstuurd en je voorraad verandert niet. Zie Bestellingen bekijken en beheren.
Goed om te weten
- Payly neemt de prijs van elk artikel over uit je product, dus je kunt voor één regel geen andere prijs typen. Gebruik Korting om het totaal te verlagen. Een product met opties, zoals maten of kleuren, wordt toegevoegd tegen de eigen prijs van het product.
- De bestelling heeft geen verzendadres. Je kunt bij een betaalde bestelling met fysieke artikelen nog steeds op Markeren als verzonden klikken. Zie Bestellingen als verzonden markeren.
- Een bestelling die je handmatig toevoegt, is niet gekoppeld aan een betaling via Stripe of PayPal. Er is geen betaal-ID en Payly kan er geen terugbetaling voor versturen, dus de bestelling heeft geen knop Terugbetalen. Als je het geld zelf teruggeeft, vink je de bestelling aan en kies je Markeren als Terugbetaald om je administratie kloppend te houden.
- Een bestelling die je handmatig toevoegt, volgt de schakelaar Testgegevens: voeg je hem toe terwijl de schakelaar aan staat, dan is het een testbestelling die buiten je livecijfers blijft; voeg je hem toe terwijl de schakelaar uit staat, dan is het een echte bestelling. Zie Testgegevens en livegegevens.